12. Proforma-Rechnungen

Dieser Abschnitt beschreibt, wie im ERP-System aus Aufträgen und Lieferscheinen Proformarechnungen erzeugt werden, welchen Wertbezug sie haben, wie Anzahlungen dokumentiert werden und warum es keine separate „Schlussrechnung“ im klassischen Sinn gibt.

1. Erzeugung der Proformarechnung

Die Proformarechnung kann aus zwei Quelldokumenten erzeugt werden:

• Aus Aufträgen: direkt nach Auftragsbestätigung, unabhängig vom Lieferstatus.

Den Typ „Proforma“ setzen Sie über den Status des Auftrags:

• Aus Lieferscheinen: nach (Teil-)Lieferung, mit Bezug auf die tatsächlich versendeten Positionen.

Der Typ „Proforma“ setzen Sie über den Dokumententyp des Lieferscheins:

Unabhängig von der Quelle gilt: Die Proformarechnung bildet immer den Gesamtwert des Auftrags bzw. des LIeferscheins ab — nicht nur den Wert der aktuellen Teillieferung. Das unterscheidet sie von einer klassischen Teilrechnung.

2. Wertbasis und Zahlungsbedingungen

Da die Proformarechnung sich auf den Gesamtwert bezieht, übernimmt sie auch die vollständigen Zahlungsbedingungen des Kunden. Diese werden wie folgt priorisiert gezogen:

1. Abweichende Zahlungsbedingungen auf Auftragsebene (falls im Auftrag hinterlegt)
2. Standard-Zahlungsbedingungen aus dem Kundenstamm

Die Proformarechnung ist damit vollständig — sie zeigt dem Kunden den Gesamtbetrag und die dafür geltenden Konditionen (z. B. 30 % Anzahlung, Rest bei Lieferung), auch wenn nur ein Teil geliefert wird.

3. Zahlungseingang und Kommunikation FiBu ↔ Sales/Abwicklung

Die Proformarechnung selbst löst im System keinen automatischen Abgleich mit dem Zahlungseingang aus. Deshalb ist folgender manueller Prozessschritt zwingend:

1. Geht eine Zahlung (z. B. die 30 % Anzahlung) auf dem Konto ein, informiert die FiBu aktiv Sales/Abwicklung/Kundenservice (z. B. per E-Mail).
2. Sales/Abwicklung trägt diese Information in der Bemerkung des Lieferscheins ein, bevor die Ware freigegeben bzw. der Lieferschein final gebucht wird.
3. Ohne diesen Eintrag gilt der Zahlungseingang aus Sicht der Abwicklung als nicht bestätigt — die Bemerkung im Lieferschein ist die maßgebliche interne Referenz, nicht die Buchung in der FiBu allein.

Praxishinweis: Diese Bemerkung sollte mindestens Betrag, Datum des Zahlungseingangs und ggf. Referenz auf die Proformarechnung enthalten, damit sie bei der späteren Rechnungsstellung nachvollziehbar ist.

4. Keine separate Schlussrechnung

Es gibt im Workflow keine eigenständige „Schlussrechnung“ als zweites, vom Gesamtbetrag losgelöstes Dokument. Stattdessen wird die steuerlich wirksame Rechnung ebenfalls über den Gesamtbetrag gestellt — analog zur Proformarechnung, aber mit rechtlicher Wirkung.

Falls bereits eine Anzahlung geleistet wurde, wird dies auf dieser Rechnung vermerkt (bereits erhaltener Betrag, verbleibender Restbetrag), anstatt eine separate Restrechnung zu erzeugen. Der Beleg bleibt also immer ein Dokument über den Gesamtwert des Geschäfts, nicht über einzelne Teilbeträge.

5. Zusammenfassung des Ablaufs